クリニック専門の事務長代行サービスは、クリニックや病院経営を影で支える事務長業務をアウトソーシングできるサービスです。

中小規模のクリニックでは、限られた人材と時間で事務作業をするため、業務の効率化や人材不足の解消が急務です。また専任事務長の雇用は、開業医の先生であれば、かなり慎重になる部分。

ここで最近多くのクリニックが利用するようになったのが事務長代行サービス。

本稿では、事務長代行サービスのメリットやデメリット、業者の選び方について詳しく解説します。

クリニック経営にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

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事務長代行サービスとは

事務長代行サービスは、クリニックや病院の事務長が担当する業務全般を、外部の専門業者に委託することで業務分散・効率化を実現するサービスです。

クリニックでは、診療に加えて事務・バックオフィス作業や経営管理も発生するため、負担が大きくなりがちです。そのため、事務長代行サービスを活用することで、院長や医療従事者が医療業務に専念できる環境を整えることができます。

また、専任の事務長を採用する際には採用コストや雇用リスク、管理負担が伴いますが、代行サービスを利用すれば柔軟に対応できるため、特に中小規模のクリニックで需要が高まっています。

事務長代行サービスは、短期間から長期間にわたるサポートが可能で、クリニックの経営課題に応じた支援が受けられます。

事務長代行の業務内容

事務長代行は、クリニック運営に必要な業務を代行します。経営サポート業務では院長に代わり、組織体制の整備や設備投資計画への助言などを行い、経営戦略の立案を支援します。

採用人事や労務管理では、求人原稿の作成や就職希望者との面接日程調整、入職や退職の手続きなどを担います。また職員の人事面談やマネジメントも頼める業者もあります。

総務・経理業務では、資金管理や診療実績データの集計、患者クレーム対応などを代行し、院長の負担を軽減します。

広報や集客業務では、クリニックの認知度を高めるためにSNS運用代行や広告運用、HP更新やポスティング企画などを行います。

クリニックの事務長代行と事務代行の違い

事務長代行は、主にクリニックや医療機関の経営管理業務を外部の専門家に委託するサービスです。

事務長は、医療機関の経営や組織運営に関わる広範な責任を持つ役職であり、経営、スタッフ管理、財務管理、労務管理などの多岐にわたる業務を推敲します。

院長や経営者の右腕として、組織全体の最適化を図りながら、長期的な成長戦略や経営方針の実現に貢献します。

一方、事務代行は、一般的な事務作業をサポートするサービスです。事務代行では、スケジュール管理、書類作成、備品管理、データ入力、レセプト補助など、日常的なオフィス業務に重点を置いたサポートを行います。

事務代行の範囲は事務作業に限定されるため、経営判断や戦略的な助言、現場の運営タスクの推進などの役割は基本的には含まれません。

事務長代行は組織運営全般をサポートする経営管理者的な役割を担い、事務代行は主に日常業務の実務サポートに特化しています。

クリニックや医療機関の経営や運営支援には事務長代行、単純作業のサポートには事務代行が適しています。

事務長代行を利用するメリット

クリニック専門の事務長代行サービスを利用することで、クリニックや医療施設において多くのメリットが得られます。以下に代表的なメリットを挙げて説明します。

コスト削減

事務長代行を利用することで、専任の事務長を雇用する際の採用コスト、教育コスト、固定人件費や福利厚生費を抑えることができます。

代行サービスは契約内容に基づいて柔軟に利用できるため、必要な業務に応じたコストコントロールが可能です。

運営業務の推進・効率化

業務の効率化は事務長代行の一番のメリットです。

経験豊富な事務長代行スタッフが、専門性を持って、迅速かつ効率的にタスクをこなすため、クリニックの運営において生産性が向上します。

開業医の先生が本来の業務に集中できる環境を整えることが可能です。

社外の専門的なノウハウを活用できる

事務長代行サービスでは、医療経営に精通したプロフェッショナルが対応するため、クリニックにとって有益な専門知識を活用することができます。

経営サポートや集患施策など、院長が把握しきれない領域でのアドバイスも受けられます。

社内の人材不足の解消

事務長代行を利用することで、人材不足の解消にもつながります。

常勤の事務長が不在でも、必要な業務をスムーズにカバーすることができ、突発的な人員不足や退職のリスクを軽減することができます。

事務長代行のデメリット

事務長代行サービスは、クリニックや病院の業務効率化や専門的な支援を提供する一方で、いくつかのデメリットも存在します。

デメリットを理解した上で、適切な事務長代行サービスを選定し、クリニック経営に役立てることが重要です。

外部委託のための信頼性に問題がある

事務長代行は外部のサービスを利用するため、必ずしも自社内のスタッフのような信頼性を確保できるわけではありません。また最低１年契約を縛られてしまうなど、医院に合わない場合にも、すぐに契約を切れないといったこともあります。

医療業界では、信頼性が非常に重要であるため、委託先の選定には注意が必要です。

自社の課題に合うサービスや実績を持つサービスを選ぶことが信頼関係の構築につながります。

社内にノウハウが蓄積しない

事務長代行サービスを利用すると、ノウハウが社内に蓄積されにくいという問題があります。

外部に業務を任せているため、代行終了後にはそのスキルや知識が社内に残らず、長期的な成長の機会を逃す可能性もあります。

業務委託コストが発生する

事務長代行サービスにはコストが伴います。依頼する業務範囲やサービスの内容によって費用が増える場合もあるため、予算に合ったプランを選択することが重要です。

また、業務の依頼量や期間によっては、長期的には自社内での雇用よりも高額になる場合もあるため、事前に費用対効果を慎重に検討する必要があります。

事務代行業者の選び方

事務代行業者を選ぶ際には、クリニックの運営ニーズに合った業者を選ぶことが重要です。

自社の課題に合った適切な業者を選ぶことで、経営の効率化を図り、医療サービスの質を向上させることに繋がります。

クリニックの規模や特性に応じた柔軟な対応ができる業者を選ぶことが、成功への鍵となります。以下のポイントを考慮して最適なサービスを選定しましょう。

サービス内容が自社の課題とマッチしているか

まず、業者が提供するサービス内容が、クリニックの経営課題に対応できるかを確認することが大切です。

経営上の問題や業務の効率化を求めるニーズに対し、どのようなソリューションを提供しているかを把握する必要があります。

事務長代行業務の範囲が、自院のニーズにどれだけ合致しているかを把握し、自院に必要な業務を適切にサポートできる業者を選ぶことで、長期的な業務運営においても安心感を得られるでしょう。

専門知識を持つ業者を選ぶことで、より質の高いサポートが期待できます。

契約内容と料金体系の確認

事務代行業者によって契約条件や料金体系は異なります。

契約内容が明確で、クリニックの予算に見合った料金設定かどうかを確認することは重要です。追加コストの発生があるかについては詳細にチェックしましょう。

また、契約条件に不明瞭な点がある場合は、事前に確認を行い、トラブルを未然に防ぐことが大切です。契約書をしっかりと読み込み、サービス内容の理解を深めることが重要です。

費用対効果を考慮し、予算内でどのサービスを受けられるかを明確にすることで、無駄な出費を抑えることができます。

コミュニケーションの取りやすさ

外部の業者と円滑にコミュニケーションが取れるかは、業務の進行において非常に重要です。

特に、クリニックでは迅速な対応が求められる場面が多く、業務の遅延が経営に影響を与えることもあります。迅速な対応が期待できる業者を選ぶことで、業務の遅延や情報共有の問題を防ぎます。

初回の打ち合わせから、どれだけスムーズにやり取りができるかを観察し、相手の柔軟性や対応のスピードを見極めましょう。

導入後のサポート体制

サービス導入後も、トラブル時の対応やサポートが充実しているかどうかもポイントです。

医療機関では、突発的な問題が発生することがあるため、迅速な対応が可能な業者を選ぶことが重要です。

サポート体制が整っている業者を選ぶことで、安心して業務を委託できる環境を整えることができます。

サポート内容についても具体的に確認し、どのようなトラブルに対応してくれるのかを把握することで、クリニックの運営を円滑に進めることができます。

事前にしっかりとしたサポート体制が整っていることを確認しておきましょう。

評判や導入実績

事務代行業者を選ぶ際には、顧客からの評判や導入実績を確認することも重要です。

他のクリニックや医療機関の評価を参考にすることで、実際にどのようなサービスを受けられるのか、どのような成果を上げたのかを把握することができます。

導入実績が豊富な業者は、その信頼性を示す指標となり、安心して業務を委託できるでしょう。

具体的な成功事例や顧客の声を確認することで、自院に適した業者かどうかをより明確に判断できます。業者のウェブサイトや口コミサイトでの評判を調査することで、業者の実績や満足度を把握し、選定基準を高めることができるでしょう。

複数の業者の評判を比較し、自院に最も適した業者を見つけることが大切です。

クリニック専門事務長代行で対応可能な業務分野

事務長代行サービスは、クリニックや中小規模の医療機関が抱える様々な業務をサポートし、効率的な運営を実現するための外部サポートです。

総務・経理や人事・採用、SNS運用とデザイン、集客・PRなど、幅広い分野に対応できることが特徴です。それぞれの分野における具体的な対応内容を以下でご紹介します。

総務・経理業務に関するサポート

事務長代行では、クリニックの総務業務や経理業務をサポートします。

例えば、行政手続きや文書管理、経費精算や会計データの整理など、日常的なバックオフィス業務を担当することで、院長やスタッフの負担を軽減します。

人事・採用活動の効率化とサポート

クリニックの採用活動から入職後の人材管理まで、人事労務関連の業務も事務長代行が対応可能です。

求人作成や面接調整、人材の入退社手続きなど、採用活動の実施は開業医にとってはかなり骨の折れる作業です。また人事面談など、クリニック内で働く人々をサポートも相談ができるため、人事機能を丸投げできることも特徴です。

SNS運用とデザイン業務のサポート

近年、クリニックの広報活動においてSNS運用やデザイン業務は重要です。

事務長代行は、SNSのコンテンツ作成や管理、ポスターやチラシのデザインといったマーケティング活動にも対応できるため、視覚的なアプローチで集患を支援します。

集客・PR活動のサポート

クリニックの集患対策として、広告宣伝やPR活動も事務長代行が行います。

リスティング広告やSEO対策、MEOなどの施策を駆使して、クリニックの知名度を向上させ、効果的な集客を図ることで、経営の安定をサポートします。

まとめ

本稿では、事務長代行サービスのメリットやデメリット、業者の選び方について解説いたしました。

事務長代行サービスは、クリニックや病院の経営支援を目的とした外部サービスで、経営管理や業務の効率化に貢献します。

クリニックの事務長は多岐にわたる役割を担い、日々の経営を支える重要な存在ですが、専任の事務長を雇うことが難しい場合や、負担を軽減したい場合には、事務長代行が有効です。コスト削減や専門的なノウハウの活用、業務の効率化、人材不足の解消など、代行サービスには多くのメリットがあります。

しかし、外部委託であるため、信頼性の確保や社内ノウハウの蓄積が難しいといったデメリットも存在します。

事務長代行の利用を検討する際は、クリニックのニーズや業務内容に応じた業者選びが重要です。

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