クリニックや病院の経営を効率化し、医師が本来の診療業務に集中できる環境を提供する「事務長代行」サービス。事務長の直接雇用が難しい場合や、専門的なサポートが必要な場合に最適な選択肢として注目されています。

本記事では、事務長代行の基本情報、メリット・デメリット、コストやおすすめ企業について詳しく解説します。

院長先生が抱える課題を解決し、経営の効率化を図るためのヒントをお届けしますので、ぜひご参考にしてください。

事務長代行とは

事務長代行サービスは、通常の事務長が担う業務を外部のプロフェッショナルに委託できる仕組みです。事務作業や経営管理の負担を軽減し、院長が本来の診療業務に集中できる環境を作り出します。

外部委託による柔軟性や専門性の高さから、多くの医療機関で導入が進んでおり、従来の事務長の役割を大きく超えるサポートを提供しています。

具体的には、経営サポート、人事・採用管理、広報・マーケティング、総務・経理など、多岐にわたる分野での支援が可能です。

特に、院長や医療スタッフが時間と手間を要する業務に追われることなく、本来注力すべき診療業務に専念できる点が大きな魅力です。例えば、患者対応や財務管理、スタッフ教育など、クリニックにとって重要な業務もプロフェッショナルが対応します。

柔軟な契約形態で、必要な業務のみを選択できるため、小規模クリニックから大規模病院まで、あらゆる規模の医療機関に対応可能です。

コンサル会社との違い

事務長代行とコンサル会社の違いは、業務範囲とアプローチにあります。コンサル会社は、主に経営に関するアドバイスを提供し、院長やスタッフがそれを実行する形式です。一方で、事務長代行サービスは、経営だけでなく実務面も直接対応します。

例えば、コンサル会社は「経営改善のアドバイス」を行うのに対し、事務長代行サービスでは「実際に改善策を実行し、成果を出す」までを担います。特に、現場での実務作業を代行できるため、即効性が求められる業務において大きな強みを発揮します。

コンサルティングが長期的な経営戦略に向いているのに対し、事務長代行は短期的な課題解決や日常業務のサポートに適しているといえるでしょう。

事務長代行と事務代行の違い

事務長代行と事務代行は似たようなサービスに見えますが、対応する業務の内容や範囲が大きく異なります。

事務代行は、日常の事務作業を中心にサポートします。例えば、書類作成やスケジュール管理、受付業務など、主に補助的な役割を担います。一方で、事務長代行は、経営戦略の立案や人事・採用、広報活動、資金繰りなど、組織全体の管理に関わる業務を担います。

また、事務長代行は院長のパートナーとして、経営の意思決定をサポートする役割を持っています。組織運営における中核的な役割を果たし、クリニック全体の方向性を共に考える存在です。

事務長を直接雇用する場合との違い

事務長代行サービスの費用は、サービス内容、クリニックの規模、利用頻度などによって異なります。以下に、事務長を新たに雇用する場合と事務長代行サービスを利用する場合を比較した表を示します。

項目	事務長を新たに雇用する場合	事務長代行サービスを利用する場合
コスト	・固定の人件費と福利厚生費用がかかる・長期的に見れば時間単価は安い	・契約期間や業務量に応じて変動・初期導入費用は低い場合が多いが、長期的に見ると割高な場合もある
専門知識	・個人の資質や経験に依存する・良い人材を採用できれば高いレベルの知識とスキルを確保可能	・事務長としての一定以上のスキルは保持している・バックアップ体制はサービスによる
対応のスピード	個人のタスク負担や管理能力に依存する	設定した期日内での迅速な対応が可能
安定性	退職のリスクあり	退職の心配なし
導入のハードル	高い（採用プロセスが必要）	低い（契約のみで迅速に導入可能）
スキル	個人の経験や能力に大きく依存	代行サービス会社が提供するトレーニングにより、一定レベルの専門スキルと経験を持つスタッフが担当することが多い
委託できる業務範囲	個人のスキルや経験に依存するが、長期的には業務範囲を拡大可能	業務範囲は契約に基づくため、業務範囲を広げる場合は追加でコストが発生するサービスが多い

この表は一般的な傾向を示したものであり、具体的な条件や状況によって異なる場合があります。事務長代行サービスの導入を検討する際は、各サービスの詳細を確認し、自院のニーズに最適な選択をすることが重要です。

事務長代行サービスのメリット

事務長代行サービスを利用することで、クリニックや病院運営におけるさまざまな課題の解決が望めます。コスト効率や専門性、柔軟性など、多くの利点があり、特に多忙な院長やスタッフにとって頼れるサポートとなります。

以下では、事務長代行サービスの具体的なメリットについて説明します。

コスト効率

事務長代行サービスを利用することで、固定的な人件費を抑えることが可能です。直接雇用に比べて、必要な業務だけを選択して委託できるため、無駄のないコスト管理が実現します。特に短期的なプロジェクトや特定業務の委託に適しており、クリニックの予算に応じた柔軟な対応が可能です。

専門知識による経営サポート

事務長代行サービスでは、経営や財務、人事労務管理や集患施策などの専門的な知識を持つプロフェッショナルが対応します。これにより、院長が抱える経営課題に迅速かつ的確なアドバイスや実行支援を提供します。通常の事務長では対応が難しい分野でも、的確なサポートが期待できます。

医療スタッフが本業に専念できる

事務長代行サービスを活用することで、院長や医療スタッフは煩雑な事務作業から解放され、本来の診療業務に集中できます。患者対応や治療により多くの時間を割けるようになり、結果的に医療の質を向上させることができます。診療と事務の負担を分担することで、院内全体の効率が向上します。

短期対応が可能

繁忙期や特定のプロジェクトにおいて、短期的な支援が必要な場合にも事務長代行サービスは柔軟に対応します。契約期間や業務内容を自由に設定できるため、状況に応じたサポートが受けられます。急な業務増加や新規プロジェクトの立ち上げにも迅速に対応できる点が、院長にとって大きな安心感となります。

事務長代行サービスのデメリット

以下に、事務長代行サービスの具体的なデメリットについてご説明します。

コミュニケーション不足の可能性

外部のサービスを利用するため、クリニック内部のスタッフとのコミュニケーションが十分に取れない場合があります。業務の進捗や方針が適切に共有されないと、誤解や手戻りが発生する可能性があります。また、事務長代行がクリニックの文化や価値観を完全に理解するには時間がかかることもあるため、組織内の一体感が損なわれる場合も考えられます。

即時対応が難しい場合もある

外部サービスの特性上、緊急性の高い業務に対して即時対応が難しい場合があります。特に、日常的に発生する小規模な問題や急な対応が必要な事態に対しては、内部スタッフの方が迅速に対応できるケースも少なくありません。契約内容や連絡体制によって、対応スピードに差が出る可能性があります。

継続的な利用でコスト増加

事務長代行サービスは短期的にはコスト効率が良いとされていますが、長期的に利用する場合にはコストが増加するリスクがあります。特に、業務範囲が広がる場合や頻繁に依頼する場合、直接雇用と比較して割高になるケースもあります。また、交通費や追加料金が発生することもあり、トータルコストを把握しておくことが重要です。

事務長代行サービスの費用相場

事務長代行サービスの費用は、そのサービス内容やクリニックの規模、利用頻度によって大きく異なります。

例えば、月額料金制を採用している場合は毎月一定の費用が発生し、頻繁にサポートを必要とするクリニックに適しています。一方で、利用した時間に応じて支払う時間単価制や、特定の業務を一時的に委託する業務委託制など、クリニックのニーズに応じた多様な料金体系が存在します。

以下は、事務長代行サービスの料金体系と利用形態についての表をとなります。
※表の料金は目安となります。

料金体系/利用形態	費用の目安	特徴・補足
月額料金制	¥50,000〜¥500,000/月	毎月一定の料金を支払うプラン。頻繁にサポートが必要なクリニックに適しており、幅広い業務範囲での依頼が可能です。
時間単価制	¥5,000〜¥15,000/時間	実際の利用時間に応じて料金を支払うプラン。利用頻度が少ない場合やスポット的な利用に向いている。
スポット制	1回あたり ¥10,000〜	訪問頻度に応じて料金が発生するプラン。定期訪問が必要な場合や特定の業務を院内で対応してもらいたい場合に適している。

事務長代行サービスのおすすめのケース5つ

以下では、事務長代行サービスの利用がおすすめな5つのケースについて解説します。

1.経営に専念したい

院長が診療業務に加え、経営や事務作業を抱えていると、時間やエネルギーが不足しがちです。事務長代行を活用することで、経営に関する業務を専門家に任せ、院長は診療に専念できます。これにより、患者への対応や医療の質を向上させることが可能です。

2.事務長の採用や育成が難しいと感じる

適切な事務長を採用するのは容易ではありません。さらに、採用後もスキルを習得させるための時間やコストが必要です。事務長代行サービスを利用することで、即戦力の人材を確保でき、人材育成に伴う負担を軽減できます。

3.経営課題を抱えている

経営戦略の見直しや収益の改善が必要な場合、事務長代行サービスが効果的です。専門知識を持つスタッフが経営分析を行い、課題解決に向けた具体的な提案を行います。これにより、経営リスクを軽減し、安定した運営をサポートします。

4.医療機関の規模や状況に応じたサポートを受けたい

小規模クリニックから大規模な医療機関まで、規模や状況に応じた柔軟なサポートが可能です。必要な業務だけを依頼できるため、無駄なく効率的にサービスを利用できます。特に分院展開など複雑な運営形態にも対応できます。

5.専門知識や経験が必要な業務がある

財務管理や法令遵守、広報・マーケティングなど、専門的な知識や経験を必要とする業務に対しても、事務長代行は力を発揮します。これにより、内部リソースでは対応が難しい業務をスムーズに進められます。

事務長代行サービスの選び方

事務長代行サービスを選ぶ際には、クリニックや医療機関のニーズに最適な業者を見極めることが重要です。

以下では、選ぶ際に注目すべきポイントについて解説します。

サービス内容を確認する

まず確認すべきは、提供されるサービス内容です。事務長代行業者が対応可能な業務の範囲や専門分野が、自院のニーズに合致しているかをチェックしましょう。例えば、経営管理、人事、広報、総務など、具体的にサポートを希望する業務が明確であれば、それに特化した業者を選ぶことが重要です。

実績と評判をチェックする

過去の導入実績や顧客の評価を確認することで、業者の信頼性を測ることができます。同業他社の導入事例や成果を参考にするとよいでしょう。また、口コミやレビューを通じて、実際にサービスを利用したクリニックの満足度を把握することも重要です。

契約内容とコストを把握する

契約の内容が曖昧だと、後から追加料金が発生するケースもあるため、契約前にしっかりと確認しましょう。どの範囲まで業務がカバーされるのか、費用に何が含まれているのかを明確にすることが重要です。また、料金が安いだけでなく、サービスの質とのバランスを見極めた選択が大切です。

コミュニケーションとサポート体制を重視する

業者との円滑なコミュニケーションや充実したサポート体制も、選ぶ際の重要なポイントです。問題が発生した際に迅速に対応してもらえるか、日々の運営で適切なサポートが受けられるかを確認しましょう。

事務長代行おすすめサービス(企業)一覧

以下に、事務長代行サービスのおすすめ企業をいくつかご紹介します。

株式会社セルエージェント｜レンタル事務長さん

株式会社セルエージェントの「レンタル事務長さん」は、クリニック運営の幅広い業務をサポートする事務長代行サービスです。集患、人事、採用、経理業務などをプロのチームが担当し、稼働時間内で柔軟に依頼が可能です。

ポイント

• 人事・採用、集患、経理業務など幅広いサポート
• 稼働時間内で柔軟に業務依頼が可能
• 経営の効率化とコスト削減に貢献

MOCAL株式会社｜クリニックマネージャー

MOCAL株式会社は、クリニック運営に特化した事務長代行サービス「クリニックマネージャー」を提供しています。小・中規模クリニックの経営課題を効率的に解決するためのサポートが特徴で、利用頻度や業務内容に合わせた柔軟なプランが魅力です。

ポイント

• 月1日からの利用可能な柔軟なプラン
• 経営参謀型、プロジェクト型など選べるサポート形式
• 小・中規模クリニックの経営課題解決に特化

株式会社SABU｜歯科専門事務代行サービス

株式会社SABUは、歯科医院に特化した事務代行サービスを提供しており、経理、人事、総務など専門知識を活かした支援を行っています。特に歯科分野に特化した対応力が強みです。

ポイント

• 歯科医院向けに特化した事務代行サービス
• 経理、人事、総務業務に幅広く対応
• 専門性の高いスタッフによるサポート

メディカルサポートパートナー株式会社｜事務長代行＆クラウド事務長

メディカルサポートパートナー株式会社は、事務長代行とクラウドを活用した業務効率化を両立するサービスを提供しています。オンラインを活用したサポートも充実しており、地方や遠隔地の医療機関にも対応可能です。

ポイント

• オンラインサポート対応
• 地方や遠隔地にも柔軟に対応
• 効率的なクラウド型業務管理

株式会社インダストリー｜事務長代行・支援サービス

株式会社インダストリーは、医療機関に向けた事務長代行と経営支援サービスを提供しています。幅広い業務領域に対応し、経営課題の解決に貢献します。医療分野の専門知識を持つスタッフが対応するため、安心して業務を任せられる点が特徴です。

ポイント

• 医療機関向けの事務長代行・経営支援サービス
• 経営課題解決に特化したサポート
• 医療分野の専門知識を持つスタッフが担当

株式会社メディカルマネジメントサポート

株式会社メディカルマネジメントサポートは、医療機関に特化した経営支援と事務代行サービスを展開しています。経理、人事、集患対策など多岐にわたる業務をサポートし、運営効率の向上を実現します。クリニックの規模やニーズに応じた柔軟な対応が可能です。

ポイント

• 医療機関向けの経営支援・事務代行サービス
• 経理や人事、集患対策を含む多岐にわたる業務サポート
• クリニックのニーズに応じた柔軟な対応

株式会社メディカ･コンサルティング

株式会社メディカ･コンサルティングは、医療機関の経営改善と事務業務の効率化を目指すサービスを提供しています。戦略的な経営アドバイスから実務的な事務代行まで、幅広くサポートします。経験豊富なコンサルタントが伴走型の支援を行う点が特長です。

ポイント

• 医療機関の経営改善と事務効率化を支援
• 戦略的な経営アドバイスと実務的なサポートの提供
• 経験豊富なコンサルタントによる伴走型支援

事務長代行サービスは頼れるパートナー

事務長代行サービスは、クリニック経営を支える心強い存在です。通常の事務長では対応が難しい専門性の高い業務にも対応可能で、人事や採用、集患、経理など、多岐にわたる業務をプロフェッショナルに任せることができます。これにより、院内の運営が効率化し、経営者や院長先生は診療や経営戦略に専念できる環境を整えることができます。

さらに、事務長代行サービスは、医療業界に特化した専門的な知識とスキルを持つスタッフが対応するため、業務のクオリティが格段に向上します。例えば、集患対策ではデータ分析を活用したマーケティング提案、人事や採用では専門的な面接技術を駆使した適切な人材選定、経理では最新の法規制に基づいた適切な処理が可能です。このようなサポートにより、クリニックの経営がよりスムーズに進むだけでなく、収益向上にも寄与します。

また、必要な業務に応じてサービスを柔軟にカスタマイズできるのも事務長代行サービスの魅力です。長期的なサポートだけでなく、一時的な繁忙期や特定の課題解決に向けた短期利用にも対応している企業が多く、どのような状況にも適応できる柔軟性を持っています。

多忙な院長先生にとって、このサービスは単なる業務代行にとどまらず、経営をともに支える重要なパートナーと言えるでしょう。クリニック経営の効率化とクオリティ向上を目指すのであれば、ぜひ一度事務長代行サービスをご相談ください。新たな可能性が広がります！

まとめ

事務長代行サービスは、専門性の高い業務をプロフェッショナルに任せることで、クリニック経営の効率化やクオリティ向上を実現する頼れるパートナーです。採用や育成の手間を省きながら、必要なサポートを柔軟に受けられる点が大きな魅力といえます。

ただし、選ぶ際にはサービス内容や費用、実績をしっかり確認し、自院に最適なパートナーを見極めることが重要です。記事で紹介した企業も参考にしながら、クリニックのニーズに合った事務長代行サービスを検討してみてください。

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